In der aktuellen Maschinenrichtlinie 2006/42/EG (MRL) wird gefordert, dass jeder Maschine eine Betriebsanleitung beigefügt wird.
„Jeder Maschine muss eine Betriebsanleitung in der oder den Amtssprachen der Gemeinschaft des Mitgliedstaats beiliegen,…“. (MRL, Anhang I, 1.7.4)

Die Forderung nach der Papierform geht auf Rückschlüsse zurück, die mit der Form anderer Dokumente zusammenhängt.

Zum Beispiel:
„Für die Abfassung dieser Erklärung (Anm.: EG-Konformitätserklärung) sowie der Übersetzungen gelten die gleichen Bedingungen wie für die Betriebsanleitung (…) sie ist entweder maschinenschriftlich oder ansonsten handschriftlich in Großbuchstaben auszustellen“ (MRL, Anhang II, A)

In der zukünftig geltenden Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 (MVO) wird demnächst auch eine digitale Form der Betriebsanleitung ermöglicht.
„Die Hersteller gewährleisten, dass der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt die Betriebsanleitung und die Informationen nach Anhang III beigefügt sind. Die Betriebsanleitung kann in digitaler Form bereitgestellt werden. … (MVO, Kapitel II, Artikel 10, Absatz 7)
In Absatz 7 wird weiterhin beschrieben, was der Hersteller ausschließlich bei einer digitalen Form zu berücksichtigen hat.

Im Wesentlichen ist das:

1. Er muss auf der Maschine, auf der Verpackung oder in Begleitdokumenten angeben, wie auf die digitale Betriebsanweisung zugegriffen werden kann.
2. Er muss ein Format wählen, das es dem Nutzer ermöglicht, die Betriebsanleitung auszudrucken, herunterzuladen und auf einem elektronischen Gerät zu speichern. Dies gilt auch für Betriebsanleitungen, die in die Software der Maschine eingebettet sind.
3. Er muss sie während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre lang nach dem Inverkehrbringen der Maschine online zugänglich machen.
4. Er muss ab dem Kauf der Maschine einen Monat lang dem Käufer die Betriebsanleitung in Papierform bereitstellen.
5. Er muss für Maschinen, die nichtprofessionell genutzt werden oder vernünftigerweise von nichtprofessionellen Nutzern genutzt werden können, die Sicherheitsinformationen immer ausdrucken und in Papierform bereitstellen.
6. Er muss die Dokumentation klar, verständlich und lesbar in einer vom betreffenden Mitgliedstaat festgelegten, für die Nutzer leicht verständlichen Sprache abfassen.

 

Schlussfolgerung
Zusammengefasst bedeutet dies, dass der Hersteller sich entscheiden kann, ob er die Betriebsanweisung in Papierform, in digitaler Form oder in beiden Formen erstellen möchte. Hierbei sei erwähnt, dass „digital“ immer „online“ bedeutet, da das Format ausdruckbar, herunterladbar und speicherbar sein muss.

Entscheidet der Hersteller sich für eine (zusätzliche) digitale Form, muss er die oben genannten Anforderungen gemäß Absatz. 7 der MVO erfüllen.

Das Ausdrucken von Sicherheitsinformationen und die Angabe, wo die Betriebsanleitung sich befindet, stellt eher ein geringes Problem dar..

Schwieriger wird es bei den anderen Forderungen.

Die Betriebsanleitung muss für mindestens 10 Jahre und die gesamte Lebensdauer der Maschine verfügbar sein. Die Lebensdauer ist gemäß MVO, sinngemäß interpretiert, die Zeit zwischen dem Inverkehrbringen und dem Entsorgen einer Maschine. Es ist damit nicht die Lebensdauer gemeint, die in einer Risikobeurteilung angenommen wird. Es muss somit ein Format mit Link generiert werden, der über diese gesamte Zeit verfügbar und auch lesbar ist.

Eine lebenslange Dateipflege (Dateiformat und Link) muss also bedacht werden, bevor man sich für eine digitale Betriebsanleitung entscheidet.
Die Betriebsanleitung muss ggf. umformatiert werden, da das ursprüngliche Format veraltet ist, die Verlinkung zur Ursprungswebsite muss immer möglich sein, usw.

Für analoge Versionen gilt keine lebenslange Aufbewahrungspflicht, hier gelten 10 Jahre.