Der Trugschluss der „einfachen“ Sprache

Eigentlich, meint man, ist es ganz einfach. Wir leben in Deutschland, wir produzieren die Maschine in Deutschland, wir verkaufen die Maschine in Deutschland, also schreiben wir die Dokumentation auch auf Deutsch.
Und wenn wir in das europäische Ausland verkaufen, machen wir die Dokumentation pauschal in Englisch. Das versteht jeder.

Ganz so einfach ist es aber nicht.

Wir verkaufen die Maschinen nicht nur in das EU-Ausland, sondern importieren sie von dort oder kaufen die Maschinen aus dem Nicht-EU-Ausland.

Und in allen Fällen soll die Dokumentation natürlich für den Benutzer, aber auch für die zuständigen Behörden, verständlich, bzw. lesbar sein.

Das regelt die neue Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 (MVO).

Welche Dokumente sind betroffen?

Hierfür identifizieren wir erst einmal, welche Dokumente oder Möglichkeiten es gibt, Sprache einzusetzen.

Da spricht die MVO von:

  • Kontaktangaben
  • Betriebsanleitungen
  • Montageanleitungen
  • EU-Konformitätserklärungen
  • EU-Einbauerklärungen
  • Sicherheitsinformationen
  • Wartungsanleitungen
  • Informationen und Unterlagen, die für den Nachweis der Konformität des Produktes mit der EU-Maschinenverordnung erforderlich sind.

Wer muss was liefern?

Weiterhin gibt es noch verschiedene Gruppen, die die vorgenannten Punkte erstellen und die Anwender, die die Unterlagen lesen und verstehen müssen.

Da gibt es zum einen den Hersteller, den Einführer und den Händler jeweils für Maschinen und dazugehörige Produkte und/oder für unvollständige Maschinen und zum anderen den Nutzer, das Wartungspersonal und die zuständigen Behörden.

Anforderungen von „leicht verständlich“ bis „vorgeschrieben“

Die Hersteller und Einführer müssen ihre Kontaktangaben für Maschinen oder dazugehörige Produkte, bzw. für unvollständige Maschinen, in einer Sprache machen, die von den Nutzern oder den Personen, die die unvollständige Maschine einbauen und den Marktüberwachungsbehörden leicht verstanden werden kann (MVO, Artikel 10, 6; 11, 6; 13, 3; 14, 3).
Ebenfalls müssen alle Informationen und Unterlagen, die für den Nachweis der Konformität der Maschine, der dazugehörigen Produkte oder der unvollständigen Maschine erforderlich sind, von den Herstellern oder Einführern in einer Sprache zur Verfügung gestellt werden, die von der zuständigen Behörde leicht verstanden werden kann (MVO, Artikel 10, 10; 11, 10; 13, 9; 14, 8).
Hier wird die Sprache nur als „leicht verständlich“ für Nutzer und zuständige Behörden definiert. Es wird in der MVO nicht näher bestimmt, welche (Amts-) Sprache verwendet werden soll.

Genauer definiert sind da die Anforderungen an die Betriebs- und Montageanleitungen. Hier muss der Ersteller, also der Hersteller einer Maschine, der dazugehörigen Produkten oder der unvollständigen Maschine genaue Vorgaben befolgen. Die MVO verlangt, dass die Anleitungen in einer Sprache erstellt werden, die vom betreffenden Mitgliedstaat festgelegt ist (MVO, Artikel 10, 7; 11, 7).

Ebenso ist die Sprache für die EU-Konformitätserklärung und die EU-Einbauerklärung klar definiert. Sie muss in der Sprache sein, die vom Mitgliedstaat vorgeschrieben ist, in dem die Maschine bzw. das dazugehörige Produkt in Verkehr gebracht, auf dem Markt bereitgestellt oder in Betrieb genommen wird, bzw. in dem die unvollständige Maschine in Verkehr gebracht oder auf dem Markt bereitgestellt wird (MVO, Artikel 21, 2; 22, 2).

Als Händler verfasst man normalerweise keine Dokumente für Maschinen, dazugehörige Produkten oder unvollständigen Maschinen und bringt auch kein Typenschild an, aber der Händler muss darauf achten, dass die zuvor genannten Vorgaben der Sprachanwendungen eingehalten wurden (MVO, Artikel 15, 2c; 15, 6; 16, 2b).

Die MVO gibt noch eine Empfehlung für Informationen und Warnhinweise. Da alle schriftlichen und mündlichen Informationen und Warnhinweise an der Maschine in einer Sprache sein müssen, die von dem jeweiligen Mitgliedstaat festgelegt ist, sollen diese Informationen und Warnhinweise vorzugsweise in leicht verständlichen Symbolen und Piktogrammen dargestellt werden (MVO, Anhang III, 1.7.1).

Und während die Sprache der Betriebsanleitung vom Mitgliedstaat festgelegt wird (MVO, Artikel 10, 7) kann die darin enthaltene Wartungsanleitung in nur einer Amtssprache der Union abgefasst werden, die von dem Fachpersonal (für Wartungen) verstanden wird (MVO, Anhang III, 1.7.4).

Es gibt also für Hersteller und Einführer von Maschinen, dazugehörigen Produkten und/oder unvollständigen Maschinen bzgl. der Sprache in der EU die Möglichkeiten:

  • leicht verständliche Sprache für die Kontaktangaben, Informationen und Unterlagen und
  • eine Sprache, vom Mitgliedstaat festgelegt und/oder vorgeschrieben für Betriebs- und Montageanleitungen, sowie EU-Konformitätserklärung und EU-Einbauerklärung mit Ausnahme der Wartungsanleitung für Fachpersonal zu verwenden.

Für Händler gelten Prüf- und Sorgfaltspflichten hinsichtlich der Sprache der mitgelieferten Unterlagen.

Aber was bedeutet es, wenn es heißt „leicht verstanden“, „festgelegt“ oder „vorgeschrieben“?

Was gilt spezifisch in Deutschland?

Für Deutschland ist dies unter anderem im § 2 des Gesetzes zur Durchführung der Verordnung (EU) 2023/1230 (MaschinenDG) geregelt. Dies fordert eindeutig für die Betriebsanleitung, bzw. die Montageanleitung die Sprache Deutsch.

Die Sprache für „zuständige Behörden leicht verständlich“ ist zusätzlich im Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) geregelt. Auch hier heißt es eindeutig, dass die Amtssprache Deutsch ist. Zusätzlich dazu haben die Bundesländer eigene Sprachregelungen, die z. B. Dänisch oder Niederdeutsch in Schleswig-Holstein erlauben.

Fazit

Für Deutschland sind nach § 2 MaschinenDG insbesondere Betriebsanleitung, Sicherheitsinformationen und EU-Konformitätserklärung sowie bei unvollständigen Maschinen Montageanleitung und EU-Einbauerklärung in deutscher Sprache bereitzustellen. Soweit die MVO für sonstige Unterlagen lediglich verlangt, dass diese von der zuständigen Behörde „leicht verstanden werden können“, ist Deutsch in Deutschland der sichere Regelfall.
Eine nachträgliche Übersetzung der Dokumente ins Deutsche, wie im VwVfG geregelt, ist nach der MVO nicht anwendbar, da die MVO und das MaschinenDG von einer unmittelbaren Bereitstellung in der geforderten Sprache ausgehen.

Informieren Sie sich vorher, welche Sprache und Regelungen in Ihrem Zielland gelten, damit die Dokumente auch rechtsgültig sind.

Aus diesem Grund werden Maschinen, die im europäischen Binnenmarkt vertrieben werden, in der Praxis häufig bereits mit mehrsprachigen Anleitungen und Erklärungen ausgeliefert.

Wenn Sie mehr zu dem Thema Sprachregelung wissen möchten oder Hilfe bei Ihren Dokumenten benötigen, kontaktieren Sie uns. Wir werden Ihnen in gewohnter fachkundiger Art helfen.